V podstatě se jedná o písemné vyhotovení usnesení, které je pořizováno na základě požadavku nějakého dotčeného subjektu nebo pokud je nutné doložit existenci usnesení (např. katastrálnímu úřadu doložit rozhodnutí zastupitelstva o převodu nemovitosti). Toto je zejména potřebné, protože zákon nevyžaduje, aby usnesení, jako interní akt zastupitelstva, byla zveřejňována, a tato povinnost neplatí ani pro zápis ze zasedání. V některých případech je potom nezbytné, aby s přijatým usnesením byli dotyční seznámeni. V praxi je někdy dokonce pořizován výpis i čistě pro informovanost občanů.
Právně závazné je ale pouze usnesení, které je včleněno do zápisu ze zasedání.